Det er DANSK IT's opfattelse, at der er brug for at sætte it- og digitaliseringsindkøb ind i et mere strategisk og forretningsmæssigt perspektiv. De ansvarlige ledere må frem på banen og tage ansvar for, at indkøb sker på en forretningsmæssig fornuftigt måde. Som leder kan man ikke gemme sig bag udbudsjurister eller konsulenter. Det er forretningsmæssige dispositioner, der skal træffes, og de skal være i orden – strategisk, forretningsmæssigt, økonomisk og selvfølgelig også juridisk.

- Udbudsforretninger bliver i for høj grad til en ’juridisk-teknisk øvelse’, hvor fokus mere er på overholdelse af formalia end på at skabe et godt forretningsmæssigt resultat, siger Ejvind Jørgensen, formand for DANSK IT’s udvalg for it i den offentlige sektor.

- Det betyder, at den forretningsmæssige ledelse overlader processen til såkaldte eksperter, og derfor ikke får påvirket processen tilstrækkeligt.

Ledelsen har dermed reelt ikke tilstrækkelig mulighed for at få leverandørstrategiske overvejelser bragt i spil, eksempelvis overvejelser om markedet, om samarbejdskultur og -forhold, om aftale- og udbudsformer etc. DANSK IT appellerer til, at den forretningsmæssige ledelse konstant er i dialog med det digitale økosystem, man er en del af, herunder leverandørmarkedet. Ikke kun op til udbud, men konstant. 

- Digitalisering er blevet en strategisk nøgleopgave for ledelsen, og det er bekymrende, at kun 17 procent af de offentlige ledere mener, at det eksterne marked kan bidrage til innovation,” siger Jimmy Kevin Pedersen, som er næstformand for udvalget, med henvisning til undersøgelsen IT i praksis.

- Der er brug for mere dialog – begge veje - og her må begge parter anstrenge sig og være deres ansvar bevidst for at levere værdi ind i disse dialoger.

På baggrund af dette har DANSK IT udarbejdet folderen Indkøb i et strategisk og forretningsmæssigt perspektiv, der indeholder en række konkrete anbefalinger til, hvordan man kan få mere værdi ud af sine it-indkøb.   

Hent Indkøb i et strategisk og forretningsmæssigt perspektiv (PDF).

Ni konkrete anbefalinger
Blandt de mange gode råd og anbefalinger, man finder i den nye publikation, er ni helt konkrete anbefalinger til, hvordan man kan styrke leverandørstrategien. Det er udvalgets forhåbning, at anbefalingerne og resten af publikationen vil give ledelsen et redskab til at komme frem på banen og tage ansvar for, at indkøb sker i et strategisk og forretningsmæssigt perspektiv, der både er mindre bureaukratisk, og samtidig skaber større værdi for organisationen og dens brugere.

1. Sørg for at have en løbende markedsdialog på strategisk niveau, hvor kunder og leverandører gensidigt kan inspirere hinanden og sætter ”det lange lys på” omkring udvikling og anskaffelse af it-systemer og it-services samt leverance- og samarbejdsformer. 

2. Formulér de overvejelser og principper, som er centrale for organisationen, når den indgår i leverandørrelationer, så de er baseret på den ønskværdige kultur og værdier, som ledelsen finder mest frugtbar.

3. Formulér en leverandørstrategi. så leverandørsamarbejde og anskaffelser formes og styres ud fra en række ledelsesmæssige overvejelser og prioriteter. som optimerer forretningsnytten. Leverandøren skal i dybden forstå formålet med anskaffelsen, ligesom man selv som udbyder bliver afklaret om værdi og gevinster evt. i form af en fælles business case.

4. Afdæk behov og markedets muligheder og fastlæg på det grundlag en strategi for de konkrete it-anskaffelser. Afdæk løsningsmuligheder og tilbudsgivernes stilling i markedet. Opvej fordele og ulemper ved at vælge et standardsystem i forhold til et udviklingsprojekt (og agil kapacitet). Vurder forhold som innovationsmuligheder, prissætning, leverandørafhængighed og mulighed for overdragelse af systemet til nye leverandører.  

5. Vælg udbudsform og kontrakter, der afspejler det leverandørstrategiske spillerum, som er mest hensigtsmæssigt i forhold til en given anskaffelse. Hvor der er brug for innovation og brug for at udfordre status quo anbefales ”Udbud med forhandling” eller ”Udbud med konkurrencepræget dialog”. Et alternativ er at af løfte udbudsforpligtelsen ved at anvende en SKI-standardkontrakt, hvor man i en række tilfælde kan komme hurtige til målet. 

6. Beskriv kravene som forretningsmæssige problemstillinger, der skal løses, og de gevinster, der skal opnås. Kravene formuleres som funktionelle krav. Det skal undgås, at kravene bliver meget detaljerede og kontrakterne meget omfattende når der vælges et standardsystem, software som en cloud-service (SaaS) eller agil kapacitet. 

7. Med afsæt i en ”leverandørstrategi” beskrives i udbudsmaterialet de bærende principper for et godt samarbejde. Disse principper drøftes i udbudsprocessen. Eksempler kan være principper om ligeværdig ledelsesrepræsentation på styregruppeniveau fra begge sider, eskalationsmekanismer ved uenighed samt fælles risikostyring etc. Lad principper for godt samarbejde indgå som tildelingskriterium i udbudsforretningen.

8. Fastlæg samarbejdsform, etabler ledelsesfora og afsæt (top-)ledelsestid til samarbejdet gennem hele implementeringsperioden og evt. den efterfølgende drift.

9. Tilpas den leverandørstrategiske ledelsesopgave til de forskellige udbudsformer og leveranceformer, der vælges under og efter anskaffelsesforretningen og indarbejd dem i den anvendte IT-governance-model.

Hent Indkøb i et strategisk og forretningsmæssigt perspektiv (PDF).