Få virksomheder lukker it-projekter der ikke matcher forventningerne

I undersøgelsen, der bygger på 104 besvarelser fra ansatte, der på ledelsesniveau er involveret i projektarbejde i både det private og offentlige, fortæller blot 23 procent, at de løbende lukker projekter, hvis business casen ikke holder. 

- Det er selvfølgelig ikke hensigtsmæssigt, hvis man bliver ved med at kaste penge efter et it-projekt, hvor business casen skrider. Når mange alligevel gør det, hænger det ofte sammen med, at når man først er begyndt at kaste penge ind i et projekt, er der en indbygget menneskelig modvilje til at lukke det. Man har en opfattelse af, at pengene så er tabt i stedet for at tænke på, hvor mange ekstra penge man taber ved at fortsætte projektet, siger Annette Assentoft, management konsulent hos Peak Consulting Group. 

Hun henviser til, at undersøgelsen også viser, at næsten halvdelen af virksomhederne anvender business casen primært til at få penge til projektet. Kun hver femte bruger den dynamisk i projektet. 

- Anvender man alene business casen til at skaffe penge til projektet, kan der være risiko for, at der er smykket lidt på forventningerne. Og har man først fået fx 200 millioner til et projekt, trækker de færreste stikket. Tværtimod vil man være tilbøjelig til at putte endnu flere penge i projektet for at forsøge at få indfriet de høje forventninger, man har stillet i udsigt, fortæller Rikke Hvilshøj, adm. direktør, DANSK IT. 

Undersøgelsen viser store forskelle mellem den offentlige og private sektors vilje til at lukke projekter. I det private fortæller hver femte af de adspurgte, at de lukker projekter, hvis business cases ikke holder. I det offentlige er det hver tredje. 

- Vi ser det umiddelbart ikke som en udbredt praksis i hverken den ene eller den anden sektor at lukke projekter. Derfor undrer vi os lidt over, at op til hver tredje trods alt svarer, at de lukker projekter, hvis business casen ikke holder, siger Annette Assentoft. 

Høster gevinsterne inden de er realiseret

Mens virksomhederne hænger i håndbremsen, når det gælder om at lukke dårlige projekter, er de meget hurtige til at høste eventuelle gevinster. Ifølge undersøgelsen er det kun syv procent, der altid venter med at reducere i budgetterne til de står med en reel gevinst.

- Flere af de it-skandaler man kender fra fx den offentlige sektor har vokset sig store, fordi man har afskediget medarbejdere, inden man vidste om det it-system, der skulle have overtaget medarbejdernes arbejde, fungerede. Derfor undrer det os, at såvel offentlige som private virksomheder tilsyneladende tager chancen og forsøger at høste gevinster i blinde, slutter Rikke Hvilshøj. 

Udvalgte konklusioner fra Gevinst-survey 2016:

• 47 procent bruger business casen til at begrunde investeringen og få lov til at bruge pengene. 23 procent bruger business casen til løbende at begrunde investeringen, så de kan lukke projektet, hvis business casen ikke holder.
• Besparelser (86 procent), højere produktivitet (64 procent) og højere kunde-/borger tilfredshed (58 procent) er de tre gevinster som de offentlige virksomheder typisk ønsker at opnå, når de søsætter projekter.  Besparelser (81 procent), øget omsætning (78 procent) og højere produktivitet (56 procent) er de tre gevinster som de private virksomheder typisk ønsker at opnå, når de søsætter projekter.
• 7 procent sikrer, at de først reducerer budgetterne, når de står med en reel gevinst. 
• Over 40 procent har ikke forandringsaktiviteter med som en del af projektets budget. 
• 6 procent sikrer, at forandringer dækker andet end uddannelsesaktiviteter.
• Manglende ejerskab (49 procent), manglende målinger og opfølgning (45 procent) og lav modenhed på området (41 procent) er de tre største udfordringer i gevinstarbejdet.