Kravhåndtering for projekter er, hvad nervesystemet er for mennesker. Det skal sikre hurtig og effektiv kommunikation, så vores produkter og services hurtigere kan komme på markedet. Et projekt og dets omgivelser skal derfor kunne koordinere og dele viden på tværs, så projektorganisationen hurtigt kan reagere på de forandringer, vi ved finder sted – hele tiden.   

Mange projektdeltagere har gennem tiderne erfaret, at ”nervebanerne” (arbejdet med krav) slides og ikke vedligeholdes. Dette resulterer i adskilte enheder, der har svært ved at samarbejde på grund af manglende fælles viden. Herved risikerer testafdelingen at teste krav, der for længst er ændret, projektlederen og produktejeren har ikke samme viden om, hvilken version af kravene der gælder, og projektet viser ikke klart, hvordan projektet bidrager til den overordnede strategi.

Synkronisér kravene

Den største udfordring for at kunne varetage kravhåndtering professionelt er kommunikation. Kravene skal kunne forstås af alle interessenter i hele værdikæden - fra kunde til tester og fra den strategiske ledelse til udviklingsteamet. Vi skal vide, hvad vi forstår ved krav, og hvordan vi dokumenterer og vedligeholder dem. Dette kræver både struktur og proces.

Den kravansvarlig skal kunne oprette og vedligeholde aftaler mellem alle projektets interessenter – også når projektets betingelser ænder sig. Den måde, vi arbejder med kravene på, skal matche interessentens placering og ansvar. Det skal give mening både mellem medlemmerne i et team og mellem teams på forskellige organisatoriske niveauer.

Her hjælper kravpyramiden med at skabe overblik (se figuren). Som figuren viser, skal arbejdet med at håndtere krav foregå på tværs af alle tre niveauer i pyramiden. Dette hjælper alle med at få én fælles proces og ét fælles sprog på kravhåndteringen, så de får værdi af hinanden. Herved bliver det muligt for de projekter, der mapper op i porteføljen, at opfylde forretningens behov.

Krav i udviklingsteamet

På ”nederste” niveau i den organisatoriske kravpyramide beskriver vi de detaljerede krav. Strukturen skal effektivt understøtte en detaljeret og løbende samtale mellem kunder, udviklere, testere og arkitekter om den software, der er under udvikling. Hvis strukturen forhindrer erfaringsudveksling og videndeling mellem interessenterne, bliver det svært at opnå et godt resultat. Det kan eksempelvis skyldes, at kravene ikke er forståelige, er uoverskuelige eller ikke er relevante.

Krav på programniveau

På programniveauet i organisationen har vi brug for kravbeskrivelser med højere abstraktion. Her er der behov for at have overblik over både fremdriften i de enkelte projekter, og over sammenhængen mellem dem. Derfor kan en programledelse med fordel anvende en backlog af krav på feature niveau om den overordnede funktionalitet. Programledelsens opgave er at prioritere og allokere disse features til nye og kørende projekter eller til featureteams, og med passende kort cyklus omprioritere dem på baggrund af feedback fra projekterne.

Krav på porteføjle- og strateginiveau

En af de store udfordringer i mange organisationer er, at der let kommer en afkobling mellem organisationens strategiske satsninger på den ene side og projekternes og programmernes løbende prioriteringer på den anden. Denne udfordring opstår ofte, når sprog, kultur og anvendte modeller og værktøjer ikke arbejder sammen. En oplagt mulighed for at styrke kommunikationen og synkroniseringen her, er at forstå programmernes krav som en direkte nedbrydning af en prioriteret portefølje-/ strategi backlog, der indeholder korte beskrivelser af strategiske intentioner for den næste strategiperiode. 

Et godt råd til synkronisering af krav i organisationen

Målet for kravhåndteringen er at kunne skabe løsninger, der ikke blot er teknisk gode, men også er værdiskabende for kunderne og udviklende for organisationen. Sats derfor på at skabe gennemsigtighed og læring gennem korte iterationer og hyppig feedback - ikke blot i udviklingsprojekterne, men også i den omgivende organisation med henblik på programledelse, porteføljeledelse og strategiudvikling.

En af hovedpointerne, er at kravhåndtering er en organisatorisk disciplin, som skal sikre effektiv kommunikation om intentioner, behov og krav på en måde, der skaber mening i hele organisationen gennem en fælles organisatorisk kravstruktur.