Nyhed - Tirsdag - d. 26-5-2015
Ny guide skal stoppe licensbøde-regnen over virksomheder
Danske IT-Advokater og DANSK IT er klar med en ny guide, der klæder virksomhederne på til at begå sig i licensjunglen.
Stadig mere komplicerede licensregler og et konstant stigende antal licensaudits, har gjort det til en pengemaskine for softwareleverandørerne at auditere både private og offentlige virksomheder. Det får nu Danske IT-Advokater og DANSK IT til at skride til handling. De to organisationerne vil med en ny guide klæde virksomhederne på til at begå sig i licensjunglen.
Danmarks store virksomheder har stort set alle været igennem en audit fra en eller flere softwareleverandører, og blandt de mellemstore virksomheder er det kun et spørgsmål om tid, skriver Danske IT-Advokater og DANSK IT om baggrunden for den nye fælles guide ”Licensstyring og licensaudit”.
- Selvom man er en lovlydig virksomhed, som gør alt for at have orden i sine softwarelicenser, er det svært at undgå licensaudits og efterfølgende blive mødt med et betalingskrav. Softwarevirksomheder har nemlig både øget antallet af auditører og har gjort licensmodellerne og de aftalevilkår, der skal beskrive dem, meget komplekse, siger advokat Lau Normann Jørgensen fra Danske IT-Advokater.
Det har bevirket, at licensaudits er blevet til en stor pengemaskine for softwareleverandørerne.
- Licensauditbegæringer vil ofte henvise til respekt for ophavsretten, men grundlæggende handler licensaudits om økonomi og indtjening på produkter, der mange steder er under udfasning, fortæller Lau Normann Jørgensen.
- Virksomheder bør ikke lade sig spise af med en standardkontrakt, og ofte er det da også muligt at få tilpasset licensforholdet efter, hvilken type virksomhed man er og efter de fremtidige aktiviteter og behov. For eksempel kan der være behov for at lade medarbejdere i en solgt virksomhed anvende softwaren i en overgangsperiode, lyder det fra Michael Ørnø, der er formand for DANSK IT’s fagråd for for It-drift og –service.
- Det er vigtigt, at virksomhederne får fastlagt nogle klare retningslinjer for at gennemføre licensaudit, for det er der nødvendigvis ikke i mange standardkontrakter. De fleste virksomheder bliver overraskede over, hvor indgribende en licensaudit kan være i den daglige drift, og derfor bør den ikke kun foregå på leverandørens præmisser, siger Michael Ørnø.
Det gælder blandt andet om at sikre, at leverandøren følger nogle procedurer for at undgå, at følsomme brugerdata ikke bliver læst/lækket. Det gælder også om at sikre, hvem der har ansvaret for nedbrud, hvis de værktøjer som leverandøren anvender fører til, at virksomhedens systemer bryder ned. Og det gælder om at sikre sig, at man er berettiget til at købe eventuelle manglende licenser med de rabatsatser, der er aftalt eller historisk har været anvendt - såfremt der ikke foreligger grov uagtsomhed eller forsæt bag underlicenseringen.
Danmarks store virksomheder har stort set alle været igennem en audit fra en eller flere softwareleverandører, og blandt de mellemstore virksomheder er det kun et spørgsmål om tid, skriver Danske IT-Advokater og DANSK IT om baggrunden for den nye fælles guide ”Licensstyring og licensaudit”.
- Selvom man er en lovlydig virksomhed, som gør alt for at have orden i sine softwarelicenser, er det svært at undgå licensaudits og efterfølgende blive mødt med et betalingskrav. Softwarevirksomheder har nemlig både øget antallet af auditører og har gjort licensmodellerne og de aftalevilkår, der skal beskrive dem, meget komplekse, siger advokat Lau Normann Jørgensen fra Danske IT-Advokater.
Det har bevirket, at licensaudits er blevet til en stor pengemaskine for softwareleverandørerne.
- Licensauditbegæringer vil ofte henvise til respekt for ophavsretten, men grundlæggende handler licensaudits om økonomi og indtjening på produkter, der mange steder er under udfasning, fortæller Lau Normann Jørgensen.
Kræv tilføjelser til standardkontrakten
Virksomheder har imidlertid flere muligheder for at tage kampen op. Guiden anbefaler blandt andet, at større virksomheder udnytter deres muskler til at få tilføjet et dokument, der modificerer eller supplerer leverandørens standardkontrakt med klare vilkår bl.a. om audits.- Virksomheder bør ikke lade sig spise af med en standardkontrakt, og ofte er det da også muligt at få tilpasset licensforholdet efter, hvilken type virksomhed man er og efter de fremtidige aktiviteter og behov. For eksempel kan der være behov for at lade medarbejdere i en solgt virksomhed anvende softwaren i en overgangsperiode, lyder det fra Michael Ørnø, der er formand for DANSK IT’s fagråd for for It-drift og –service.
Stil krav til licensaudit ellers går den ud over driften
Guiden anbefaler også, at virksomhederne tager en række forholdsregler imod, at den uundgåelige licensaudit bliver mere indgribende i den daglige drift end det er nødvendigt.- Det er vigtigt, at virksomhederne får fastlagt nogle klare retningslinjer for at gennemføre licensaudit, for det er der nødvendigvis ikke i mange standardkontrakter. De fleste virksomheder bliver overraskede over, hvor indgribende en licensaudit kan være i den daglige drift, og derfor bør den ikke kun foregå på leverandørens præmisser, siger Michael Ørnø.
Det gælder blandt andet om at sikre, at leverandøren følger nogle procedurer for at undgå, at følsomme brugerdata ikke bliver læst/lækket. Det gælder også om at sikre, hvem der har ansvaret for nedbrud, hvis de værktøjer som leverandøren anvender fører til, at virksomhedens systemer bryder ned. Og det gælder om at sikre sig, at man er berettiget til at købe eventuelle manglende licenser med de rabatsatser, der er aftalt eller historisk har været anvendt - såfremt der ikke foreligger grov uagtsomhed eller forsæt bag underlicenseringen.
Download licensvejledningen her