Forsvaret: Konstant 200 projekter i pipelinen

Fagrådet for IT Governance og Management står bag udgivelsen af de reviderede IT Governance-anbefalinger og har i den forbindelse interviewet en række danske private og offentlige virksomheder og her spurgt ind til deres arbejde med IT Governance. Interviewene er gennemført at Knud Fiil-Nielsen på fagrådets vegne. Læs her det seneste i rækken af interviews.

Fagrådet for IT Governance og Management (Fagrådet): Hvordan har Forsvaret, som samtidig er en af Danmarks største arbejdspladser, tilrettelagt Governance på IT-området?

Asger Søndergård Olesen:

Forsvarsministeriet har det overordnede ansvar for organiseringen og styringen af Informations- og Kommunikationsteknologi, IKT, i Forsvarsministeriets koncern. Forsvarskommandoen har ansvar for strategisk planlægning og samordning af kundeinteresser. Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste, FKIT, står for drift, vedligeholdelse og udvikling, og er samtidig rådgiver, kompetencecenter og ressourceenhed for koncernen inden for IKT-området.

Styringen af it er forankret i topledelsen som en naturlig del af virksomhedsstyringen og praktiseres af en IKT-strategistyregruppe med deltagelse af alle myndigheder inden for koncernen. Forsvarsministeriet varetager formandskabet. Styregruppen følger løbende op på den koncernfælles IKT-strategi og virker for udmøntningen af strategiens handlingsplaner på tværs af koncernen.

Koncernens IKT-strategi fastlægger de overordnede rammer for IKT-anvendelsen. Overordnet skal strategien effektivisere og optimere IKT-anvendelsen for at understøtte og frigøre ressourcer til løsning af ministerområdets kerneopgaver. Det gælder både udnyttelse af eksisterende og udvikling af kommende IKT. Rammerne for strategien er fastsat i forsvarsforliget, beredskabsforliget, den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og Statens It-råds vejledning.

Inden for disse rammer skal de enkelte myndigheder udarbejde deres egne delstrategier, og samarbejdet mellem FKIT og de øvrige myndigheder er fastlagt ved Service Level Agreements. Arbejdet koordineres gennem 14-dages møder mellem Forsvarskommandoens Planlægningsstabs Informatikenhed, PLI, og FKIT.

For hvert koncernfælles IKT-udviklingsområde er der etableret en programledelse bestående af den Ansvarlige Bruger Myndighed (ABM), PLI og FKIT. Programmerne ledes af kundesiden.

Vi har nu en Investeringskomité under opbygning. Denne vil bestå af dele af den øverste ledelse i Forsvaret eller disses repræsentanter samt repræsentation fra ledelse af IT-området. Opgaven bliver her at prioritere, porteføljestyre og overvåge de mange parallelle programmer og projekter.

Fagrådet: Hvad skulle I igennem for at komme hertil?

Asger Søndergård Olesen:

I de seneste år er behovet for it-understøttelse steget markant i Forsvaret. Det har udfordret kapaciteten og dermed prioriteringen. Vi har således skabt et væsentligt grundlag for at komme i styring i form af den såkaldte FKIT Produktionsplan. Den skaber overblik over de ca. 200 projekter eller større vedligeholdelsesopgaver med styringsmæssig relevans, som konstant er i pipelinen.
Listen struktureres ud fra: 

1) projekter, som er i gang

2) projekter, som kan sættes i gang, så snart det er muligt, fx når der er ressourcer til rådighed

3) projekter, som er under modning og

4) projekter, som vi kender til, men som endnu ikke er klar fra kundesiden. Produktionsplanen er struktureret efter fem programmer, og det er programmerne, der står for prioriteringen inden for programmerne.

Prioritering på tværs sker i basisorganisationen, som her er Forsvarskommandoen.

Samspillet på tværs af programmer og projekter håndteres i PLI og FKIT koordineringsgruppen, det såkaldte IKT Koordinationsforum. Produktionsplanen og styringsmekanismerne omkring den giver nu grundlaget for prioriteringen, porteføljestyringen og overvågningen.

Fagrådet: Hvis vi tager udgangspunkt i de fem fokusområder, som Fagrådet har valgt at opdele anbefalingerne om IT Governance i, hvordan vil du så beskrive, hvorledes I praktiserer IT Governance? Vil I kunne sige, at I følger anbefalingerne, og er der områder, hvor I fravælger at opfylde bestemte anbefalinger, og eventuelt har indrettet jer på anden måde?

Asger Søndergård Olesen:

Den strategiske overensstemmelse mellem forretningsstrategien og it-strategien er meget tydeligt formuleret i vores strategi for informations- og kommunikationsteknologi.

IT’s muligheder drøftes på øverste ledelsesniveau, og rammer, organisation og styring fastlægges her. Vi har et tæt samarbejde mellem den øverste ledelse og ledelsen af IKT-aktiviteterne. Desuden er samarbejdet mellem forretningen og it-funktionen gennem de senere år blevet stærkt forankret. Med den nye Investeringskomité får vi endnu bedre mulighed for porteføljestyring, overvågning og forvaltning af it.

Den fælles statslige it-projektmodel anvendes for alle IKT-projekter og projekterne styres efter PRINCE2-projektledelsesmetoden. Sikkerhedsmæssigt

arbejder vi på efterlevelse af sikkerhedsstandarderne DS 484/ISO 27001 og involverer nu systematisk Forsvarets sikkerhedsmyndighed, Forsvarets Efterretningstjeneste, tidligt i projekterne. På driftsområdet er vi kommet ret lang med implementering af best practice processer på baggrund af ITIL.

FKIT har etableret en procesledelsesorganisation, der er kapaciteten, der skal dokumentere og forbedre processerne på området. Næste skridt, vi nu overvejer, er, at få det til at hænge sammen inden for rammerne af et egentligt kvalitetsledelsessystem, hvor det centrale er opstilling af kvalitetsmål og måling og opfølgning på overholdelsen.

Fagrådet: Hvad har været de største udfordringer I er stødt på undervejs på IT Governance-området?

Asger Søndergård Olesen:

Vi har to store udfordringsområder.

Det ene er, at vi er en utrolig differentieret og distribueret virksomhed. Vi skal dække behovet lige fra effektiv sagsbehandling i fredstid til medvirken ved operationer under svære forhold internationalt, herunder skal vi sikre fortrolighed og sikkerhed med NATO-allierede.

Det andet område er at vi er underlagt helt særlige vilkår for så vidt angår personelforvaltning. Vi må leve med turnusordning, lønniveau og ansættelsesvilkår for vores medarbejdere, som kan gøre det vanskeligt at konkurrere med specialister inden for it-branchen. Dette opvejes så et godt stykke hen ad vejen af, at der er en særdeles stærk korpsånd i Forsvaret.

Fagrådet: Hvor effektiv mener du IT Governance er i Forsvaret?

Asger Søndergård Olesen:

Det er naturligvis vanskeligt at måle hvor effektiv vores IT Governance-struktur er. Der findes ikke så mange virksomheder at sammenligne os med her i Danmark og for sin sag ej heller internationalt, på grund af de enkelte landes særlige forhold.

Nu er grundvilkårene skabt til at vi kan være effektive.

På delområder, hvor det er muligt, foretager vi faste benchmark af vores it-leverancer i forhold sammenlignelige virksomheder, og her ligger FKIT ret godt.

Fagrådet: Hvilke fordele har Forsvaret opnået gennem IT Governance-modellen?

Asger Søndergård Olesen:

Governance-modellen sikrer først og fremmest transparens og overblik over projekter og programmer. Vi har fået etableret en organisationsstruktur med en rolle- og ansvarsfordeling som sikrer samarbejdet med forretningen om opgaverne, og ikke kun et leverancesystem.

Fagrådet: Hvad arbejder Forsvaret pt. med for at forbedre IT Governance-arbejdet?

Asger Søndergård Olesen:

Vi arbejder nu med at forfine vores processer for dannelse af produktionsplanen, sådan at vi kan forbedre vores flerårige budgettering.

Fagrådet: Hvad har Forsvaret gjort for at få IT Governance på bestyrelsens agenda?

Asger Søndergård Olesen:

Brugen af informations- og kommunikationsteknologi er de seneste årtier blevet en integreret del af vores arbejde i Forsvaret, og udnyttelsen af teknologiens muligheder drøftes mere og mere på topniveau, oftest med input fra os som fagfolk.

Det har også betydet, at strategien og handlingsplanerne for informations- og kommunikationsteknologiens anvendelse er blevet helt centrale elementer i Forsvarets øverste ledelse. Hermed følger også at den øverste ledelse i stigende grad interesserer sig for governance af området.