Luftkasteller eller håndgribelige fordele?

Rationalet for projekter deler jeg i to typer:
1) dem, der er frivillige og vælges til, og 2) dem der er nødvendige for at overholde lovgivning, retningslinjer, imødegå risici etc.

I praksis findes begge typer rationaler i de fleste projekter, men det er en forskellig prioritering og behandling de udsættes for alt efter, hvad der er det overvejende rationale. Den første type – de frivillige – bliver der typisk lavet en investeringsberegning for. Det har den behagelige fordel, at de kan rangordnes efter deres investerings attraktivitet målt på fx tilbagebetalingstid. Og så burde det jo være på plads.

Desværre er investeringsberegningerne ofte fyldt med uens antagelser og forudsætninger mellem forskellige projekter, der alligevel ikke rigtig kan sammenlignes. Derudover vil en forslagsstiller have et incitament til ikke at holde sig tilbage med hensyn til optimisme i vurderinger af fremtidigt afkast, da det øger projektinvesteringens attraktivitet og dermed sandsynlighed for at blive valgt. En løsning jeg har set fungere er at have et sæt retningslinjer i organisationen for projektinvesteringer, som følges af alle og kombinere det med, at forslagsstiller holdes ansvarlig for realisering af investeringens afkast. Det modvirker incitamentet til at fremstille luftkasteller.

Realisering af projektinvesteringen

Dette bringer os frem til et andet perspektiv, der er vigtigt: Nemlig, at der er tænkt over, hvordan projektinvesteringen skal realiseres – herunder om den kan realiseres? Tag fx en effektivisering af et meget anvendt trin i en virksomheds forretningsproces. Der spares 10 sekunder på et proces trin, der gennemføres 20 gange af 800 personer 200 arbejdsdage per år til en timepris på 600 kr. Det giver en årlig besparelse på 5,3 millioner kr. Men spørgsmålet er, om den kan realiseres. Kan der spares personale eller kan personalet lave andre indtægtsgivende aktiviteter? Begge dele vil i mange situationer være umuligt.

Hvis vi ændrer lidt på forudsætningerne i eksemplet, bliver realismen en helt anden: Der spares 1000 sekunder på et proces trin, der gennemføres 20 gange af 8 personer 200 arbejdsdage per år til en timepris på 600 kr. Det giver også en

besparelse på 5,3 millioner kr. Her vil der formodentlig være mulighed for både at spare personale og/eller lave andre indtægtsgivende aktiviteter, da den sammenhængende tid er større.

I projektsammenhæng bliver lovgivningskortet ofte trukket (den anden hovedtype af fordele), hvor det er underforstået, at det trumfer alle andre argumenter. Det er problematisk, hvis det har den effekt, at der ikke undersøges andre fordele. Også lovgivningsprojekter kan have fine proces- eller kundeoplevelsesmæssige fordele, der bør forfølges.

Stort potentiale i at forbedre afsøgningen af løsningsalternativer

Et andet spændende perspektiv er, hvad der måles op imod, når et projekts attraktivitet skal vurderes. Alle gode projekter indeholder en undersøgelse af relevante løsningsalternativer og en efterfølgende eksekvering af den valgte løsning. Det er min erfaring, at der er fint styr på målinger, når først planen er lagt for den valgte løsning. Afsøgningen af relevante løsningsalternativer er der ofte store muligheder i at forbedre. Dels fordi der er tidspres på at få forslag frem til prioritering, dels fordi det ligger i vores menneskelige natur at ønske at komme i gang med eksekvering, når vi har fundet en løsning, dels fordi den foreslåede løsning bliver vores udgangspunkt for vurdering af den efterfølgende projektsucces.

Pointen er, at det nødvendigvis ikke er den bedste løsning, der vælges og, at virksomheden ikke opdager, hvad der kunne være realiseret, hvis afsøgningen af løsningsalternativer havde været mere tilbundsgående. Så budskabet er, brug tid på at få alle løsningsalternativer undersøgt – også selv om det er svært at konstatere, hvornår der er undersøgt tilstrækkeligt. Det giver færre luftkasteller og flere håndgribelige fordele.